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IL DIRIGENTE SCOLASTICO

VISTO il Regolamento UE 2016/679 con particolare riguardo agli artt. 24, 28, 29 e 32;

VISTO il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, “Codice in materia di protezione dei dati personali”, nel seguito indicato sinteticamente come Codice;

VISTO il D. lgs. 101/2018;

CONSIDERATO che questo Istituto è titolare del trattamento dei dati personali di alunni, genitori, personale dipendente, fornitori, e qualunque altro soggetto che abbia rapporti con l’Istituto medesimo e che a questo conferisca, volontariamente o per obbligo, propri dati personali;

CONSIDERATO che la titolarità del trattamento dei dati personali è esercitata dallo scrivente Dirigente dell’Istituto, in qualità di legale rappresentante dello stesso;

CONSIDERATO che le SS.LL., in servizio presso questo Istituto, per l’espletamento delle Loro funzioni, possono venire a conoscenza e dunque trattare dati personali relativi ad alunni, aziende fornitrici di servizi e al personale di questa istituzione scolastica, fermi restando gli obblighi e le responsabilità civili e penali;

CONSIDERATO che il Titolare, ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D. Lgs. 101/2018, può designare uno o più soggetti autorizzati al trattamento tra i soggetti che operano sotto la propria autorità diretta;

CONSIDERATO che in base al principio di “responsabilizzazione” ex Art. 5.2 e Art. 25 del GDPR il Titolare deve definire le misure tecniche e organizzative adeguate per ciascuna attività di trattamento dei dati personali;

CONSIDERATO che il Titolare ha individuato un gruppo omogeneo di “Autorizzati al trattamento di dati personali” nell’unità organizzativa “Collaboratori” (a titolo esemplificativo e non esaustivo: Collaboratori scolastici);

DESIGNA

Le SS.LL. quali INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI in relazione alle operazioni di elaborazione di dati personali, ai quali le SS.LL hanno accesso nell'espletamento delle funzioni e dei compiti assegnati nell’ambito del rapporto di lavoro con questa istituzione scolastica e disciplinati dalla normativa in vigore e dai contratti di settore. In particolare, in qualità di Collaboratori scolastici della scuola, alle SS.LL. può essere affidata temporaneamente la custodia, lo spostamento, l’archiviazione o la riproduzione (nell’ambito dei locali dell’istituzione scolastica) di documenti contenenti dati personali, nonché la ricezione di documentazione (quale ad esempio richieste di uscite anticipate o domande di iscrizione a scuola) da parte delle famiglie degli alunni. Si rende noto, a tal fine, che le operazioni sopra descritte vanno effettuate tenendo presenti le seguenti istruzioni:

1. Il trattamento dei dati personali cui le SS.LL. sono autorizzate ad accedere deve avvenire secondo le modalità definite dalla normativa in vigore, in modo lecito e secondo correttezza e con l’osservanza - in particolare - delle prescrizioni di cui al Regolamento UE 2016/679 e al D. Lgs 196/2003 armonizzato dal D. lgs. 101/2018;

2. il trattamento dei dati personali è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali della scuola;

3. i dati personali, oggetto dei trattamenti, devono essere esatti ed aggiornati, inoltre devono essere pertinenti, completi e non eccedenti le finalità per le quali vengono raccolti e trattati; verificarne la correttezza, e, se necessario, indicare al personale amministrativo di aggiornarli;

4. è vietata qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia strettamente funzionale allo svolgimento dei compiti affidati e autorizzata dal responsabile o dal titolare del trattamento. Si raccomanda particolare attenzione al tutela del diritto alla riservatezza degli interessati (persone fisiche a cui afferiscono i dati personali);

5. si ricorda che l’obbligo di mantenere la dovuta riservatezza in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell’incarico deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l’incarico stesso;

6. i trattamenti andranno effettuati rispettando le misure di sicurezza predisposte nell'istituzione scolastica; in ogni operazione di trattamento andrà garantita riservatezza e custodia degli atti e dei documenti contenenti dati personali che non andranno mai lasciati incustoditi o a disposizione di terzi non autorizzati ad accedervi, prendervi visione o ad effettuare qualsivoglia trattamento;

7. si ricorda inoltre che l’accesso agli archivi contenenti dati sensibili o giudiziari è permesso solo alle persone autorizzate e soggetto a controllo secondo le regole definite dallo scrivente;

8. durante i trattamenti i documenti contenenti dati personali vanno mantenuti in modo tale da non essere alla portata di vista di persone non autorizzate;

9. al termine del trattamento occorre custodire i documenti contenenti dati personali all’interno di archivi/cassetti/ armadi muniti di serratura;

10.i documenti della scuola contenenti dati personali non possono né uscire dalla sede scolastica, né copiati, se non dietro espressa autorizzazione del responsabile o dal titolare del trattamento;

11.Effettuare copie fotostatiche di documenti per i quali si è autorizzati; non lasciare incustodite fotocopie inutilizzate o incomplete di documenti che contengono dati personali o sensibili, ma accertarsi che vengano sempre distrutte o conservate accuratamente;

12. Non lasciare incustodito il registro degli indirizzi e dei recapiti telefonici del personale e non annotarne il contenuto sui fogli di lavoro;

13.le eventuali credenziali di autenticazione (codice di accesso e parola chiave per accedere ai computer e ai servizi web) attribuite alle SS.LL. sono personali e devono essere custodite con cura e diligenza; non possono essere messe a disposizione o rivelate a terzi; non possono essere lasciate incustodite o in libera visione. In caso di smarrimento e/o furto, bisogna darne immediata notizia al responsabile (o, in caso di assenza del responsabile, al titolare) del trattamento dei dati; 14.Quando si utilizzano applicazioni autenticate sia locali che web è necessario terminare la sessione utilizzando il comando di disconnessione corretto (tasto ESCI, LOGOUT, DISCONNETTI, etc.);

15.in caso di allontanamento anche temporaneo dal posto di lavoro, o comunque dal luogo dove vengono trattati i dati, l’incaricato dovrà verificare che non vi sia possibilità da parte di terzi, anche se dipendenti non incaricati, di accedere a dati personali per i quali era in corso un qualunque tipo di trattamento;

16.le comunicazioni agli interessati (persone fisiche a cui afferiscono i dati personali) dovranno avvenire in forma riservata; se effettuate per scritto dovranno essere consegnate in contenitori chiusi;

17.all’atto della consegna di documenti contenenti dati personali l’incaricato dovrà assicurarsi dell’identità dell’interessato o di chi è stato delegato al ritiro del documento in forma scritta;

18.non fornire telefonicamente o a mezzo fax informazioni relative a terzi, senza una specifica autorizzazione del Titolare e senza avere la certezza della loro identità;

19.Segnalare tempestivamente la presenza di documenti incustoditi e provvedere temporaneamente alla loro custodia;

20.Procedere alla chiusura dei locali non utilizzati in caso di assenza del personale;

21.Procedere alla chiusura dei locali di segreteria accertandosi che siano state attivate tutte le misure di protezione e che le chiavi delle stanze, degli armadi e delle cassettiere siano depositate negli appositi contenitori;

22.Attenersi alle direttive ricevute e non effettuare operazioni per le quali non si sia stati espressamente autorizzati dal Titolare;

23.Identificare e verificare l’autorizzazione all’accesso ai locali dei soggetti ammessi dopo l'orario di chiusura;

24.Accertarsi che al termine delle lezioni non restino incustoditi i seguenti documenti: registri (ove utilizzati), certificati medici esibiti dagli alunni a giustificazione delle assenze, qualunque altro documento contenente dati personali o sensibili degli alunni o dei docenti; l'eventuale presenza di tali documenti va segnalata tempestivamente al responsabile di sede, e si provvederà nel frattempo alla loro custodia;

25.Accertarsi che al termine delle lezioni tutti i computer dell'aula di informatica siano spenti e che non siano stati lasciati incustoditi supporti di memoria; in caso contrario segnalarne tempestivamente la presenza al responsabile di laboratorio o di sede provvedendo temporaneamente alla loro conservazione;

26.Verificare la corretta funzionalità dei meccanismi di chiusura di armadi che custodiscono dati personali, segnalando tempestivamente al responsabile di sede eventuali anomalie;

27.Procedere alla chiusura dell’edificio scolastico accertandosi che tutte le misure di protezione dei locali siano state attivate.

IL DIRIGENTE SCOLASTICO Prof.ssa Luisa Floriana Racalbuto (firmato digitalmente)

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